Đưa Claude vào quy trình đang có

Dùng Claude một mình thì dễ. Đưa Claude vào một quy trình có năm người, mỗi người một khâu, thì khác: phải biết khâu nào Claude làm, khâu nào người giữ, và ai nhận gì từ ai.

Bài này giúp bạn trả lời: chọn khâu nào để giao cho Claude, và đưa Claude vào quy trình theo các bước nào?

Ví dụ xuyên suốt: báo cáo sự cố của đội IT nội bộ

Đội hỗ trợ IT của một công ty logistics có 5 người. Mỗi tuần họ làm báo cáo sự cố cho ban điều hành:

1. Mỗi người ghi sự cố mình xử lý vào bảng theo dõi.
2. Trưởng nhóm đọc hết, viết báo cáo tóm tắt: số sự cố, nguyên nhân chính, sự cố nghiêm trọng.
3. Trưởng nhóm đề xuất việc cần đầu tư (thay máy chủ, đào tạo lại).
4. Giám đốc vận hành duyệt và quyết ngân sách.

Bước 2 mất của trưởng nhóm gần nửa ngày mỗi tuần.

Giao bước nào cho Claude: Delegation

Khoá AI Fluency gọi việc quyết định giao gì cho AI là Delegation, dựa trên ba sự hiểu biết:

Hai tiêu chí trực tiếp nhất khi xét từng bước:

• Bước đó có cần sự sáng tạo, thấu cảm hay phán đoán của con người không? Đề xuất đầu tư cần hiểu chính trị nội bộ và ngân sách: người giữ.
• Bước đó đảo ngược được không, và sai thì hậu quả ra sao? Bản nháp tóm tắt sai thì trưởng nhóm sửa được trước khi gửi; quyết định ngân sách sai thì khó rút lại.

Trong một đội làm việc với tài liệu, chỗ Claude tạo giá trị nhiều nhất thường là soạn nháp và tổng hợp từ nhiều nguồn cho một người duyệt phía sau, như bước 2. Duyệt bản cuối gửi ra ngoài không qua ai, đàm phán hợp đồng, hay quyết định nhân sự thì không nên giao.

Ba cách làm việc với AI

Khoá AI Fluency phân biệt ba cách con người làm việc cùng AI:

Càng đi về phía Agency, khâu duyệt của con người càng quan trọng, vì AI làm nhiều bước mà không ai nhìn từng bước.

Đưa Claude vào quy trình theo thứ tự

Trong ví dụ:

• Đầu vào: bảng theo dõi sự cố của tuần, danh sách hệ thống quan trọng, mẫu báo cáo.
• Đầu ra: bản nháp báo cáo theo đúng mẫu, sự cố nghiêm trọng xếp đầu, mỗi số liệu ghi lấy từ dòng nào.
• Bàn giao: trưởng nhóm kiểm số liệu, viết phần đề xuất đầu tư, rồi gửi giám đốc.

Để mọi người trong đội dùng cùng một cách, đưa mẫu báo cáo và danh sách hệ thống vào một Project có chỉ dẫn chung. Nếu cách làm báo cáo là một quy trình lặp lại cố định, có thể đóng gói thành một skill: gói chỉ dẫn mà Claude tự nạp khi cần, để mỗi lần làm theo cùng một cách.

Bổ trợ hay thiết kế lại

Đề thi nói đưa Claude vào quy trình "để bổ trợ hoặc thiết kế lại" (augment or redesign). Hai cách khác nhau ở phạm vi:

• Bổ trợ: giữ nguyên các bước, Claude giúp một bước làm nhanh hơn. Như ví dụ trên: bước 2 từ nửa ngày còn một giờ.
• Thiết kế lại: khi Claude làm được một phần việc, có thể sắp xếp lại cả quy trình. Ví dụ: nếu Claude nháp báo cáo mỗi ngày thay vì mỗi tuần, đội có thể phát hiện sự cố lặp lại sớm hơn, và cuộc họp tuần chỉ còn bàn quyết định.

Dù chọn cách nào, những chỗ con người duyệt phải được giữ có chủ đích, không phải bỏ đi vì "Claude đã làm rồi".

1. Bước cần sáng tạo, thấu cảm, phán đoán của con người?Người giữ, Claude có thể chuẩn bị tài liệu
2. Sai thì khó đảo ngược, hậu quả lớn?Người giữ quyết định cuối
3. Soạn nháp, tổng hợp, có người duyệt sau?Giao cho Claude
4. Còn lạiĐã chọn xong: định đầu vào, đầu ra, bàn giao, thử với nhóm nhỏ